Với một chiếc tủ tài liệu, không phải ai cũng biết cách sắp xếp một cách hợp lý. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ kinh nghiệm sắp xếp tủ tài liệu văn phòng khoa học để bạn tham khảo.
Các nghiên cứu khoa học đã chứng minh một phòng làm việc được sắp xếp gọn gàng, khoa học sẽ giúp hiệu quả công việc được tăng cao so với những không gian bừa bộn, lộn xộn. Một chiếc tủ tài liệu văn phòng, dùng cho phòng giám đốc hay nhân viên, đều nhằm mục đích giúp không gian được ngăn nắp, tiết kiệm diện tích nhất.
1. Cách phân loại hồ sơ
Việc đầu tiên để sắp xếp văn phòng một cách khoa học đó là phải phân loại được các loại hồ sơ. Nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Bạn có thể phân loại theo cách như sau:
- Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…
- Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4…
- Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm.
2. Lựa chọn những chiếc tủ tài liệu có nhiều ngăn
Tất nhiên điều này tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng và khả năng kinh tế của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu có thể hãy lựa chọn một chiếc tủ có nhiều ngăn, các ngăn (khoang) có kích thước khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn có thể sử dụng tủ tài liệu vào nhiều mục đích:
- Lưu trữ: Các tập hồ sơ, tài liệu thông thường có kích thước là 28cm x 35cm, tuy nhiên nếu bạn chọn tủ có nhiều ngăn sẽ có thể lưu trữ cả những tài liệu kích thước lớn hơn hoặc nhỏ hơn.
- Cần có thêm những khoang cánh mở để trưng bày những phần thưởng, kỷ niệm chương.
- Các ngăn tủ có khóa dùng để bảo mật những loại tài sản quan trọng của cá nhân, công ty hoặc những vật dụng, tài sản có giá trị đề phòng những người có ý đồ xấu.
Nếu bạn cần cách chọn tủ cho văn phòng hiện đại, hãy tham khảo tại Tư vấn lựa chọn tủ tài liệu cho văn phòng hiện đại.
3. Dùng tủ treo tường nếu như không gian quá nhỏ
Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ treo trên tường. Loại tủ treo gọn nhẹ, giúp tiết kiệm diện tích nhưng lại có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ lớn. Nội thất Hoà Phát cung cấp nhiều mẫu tủ treo đẹp và nhiều chức năng sẽ giúp bạn giải được bài toán không gian văn phòng chật hẹp.
4. Sử dụng những mẩu giấy ghi chú
Dùng các mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt sẽ giúp việc tìm kiếm của bạn dễ dàng hơn rất nhiều. Ví dụ trên mẫu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo, còn kệ ghi “Kế hoạch” thì đó là nơi lưu trữ các bản kế hoạch. Việc này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức mà còn khiến phòng làm việc khoa học hơn.
Với riêng vị trí giám đốc, việc chọn tủ tài liêu cò có thêm nhiều điều cần phải lưu ý, bạn có thể tham khả thêm tại Chọn tủ tài liệu Hoà Phát cho giám đốc cần lưu ý gì. Hãy tham khảo thêm những mẫu tủ tài liệu của nội thất Hoà Phát để có được sự lựa chọn phù hợp nhất cho phòng làm việc của mình.