Theo các nghiên cứu gần đây đã chững minh nếu bạn không có thói quen tổ chức, sắp xếp, lưu trữ tài liệu trong Tủ giám đốc một cách khoa học thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất làm việc.
Bạn hãy thử tưởng tượng, ở vị trí đầu tàu của một công ty chắc hẳn số lượng tài liệu, hồ sơ, sổ sách bạn cần duyệt nhiều như thế nào. Số lượng sổ sách này lúc nào cũng ngổn ngang trên bàn làm viêc, trong tủ giám đốc với những dụng cụ văn phòng, điên thoại reo liên tục … chắc chắn sẽ làm bạn rất căng thẳng. Điều đó không phải do năng lực chuyên môn kém mà do bạn chưa biết cách tổ chức công việc hợp lý. Để bắt đầu thay đổi, bạn hãy bắt tay từ việc sắp xếp lại chiếc tủ giám đốc của chính mình.
Sau đây Nội thất hòa phát sẽ hướng dẫn các bạn cách tổ chức, sắp xếp chiếc tủ một cách khoa học.
![CÁCH SẮP XẾP TỦ GIÁM ĐỐC MỘT CÁCH KHOA HỌC]()
Nên lựa chọn chiếc tủ giám đốc phù hợp:
Vị trí đầu tàu của công ty không thể bày trí nội thất một cách qua loa. Nhìn vào văn phòng mà những tập hồ sơ tài liệu vưt ngổn ngang, không được bảo quản cẩn thận thì chắc chắn khách hàng sẽ đánh gia không tốt.
Lựa chọn chiếc tủ có nhiều ngăn:
Hãy dùng những cái tủ tài liệu đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).
Dùng tủ giám đốc treo trên tường nếu như không gian quá nhỏ
Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ treo trên tường. Loại tủ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.
Sử dụng những mẫu giấy ghi chú
Dùng mẫu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẫu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.
Phân loại hồ sơ
Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:
Phân loại theo chủ đề
Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…
Phân loại theo cụm
Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
Phân loại theo nhóm
Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng.
Hiện chúng tôi công ty Nội thất Hòa Phát đang là nhà cung cấp hàng đầu loại tủ tài liệu hòa phát cho văn phòng. Hãy đến với chúng tôi để được tư vấn mua hàng nhé. Ngoài sản phẩm này chúng tôi còn cung cấp rất nhiều sản phẩm khác cho văn phòng như: ghế hòa phát, bàn làm việc hòa phát, bàn trưởng phòng, ...
