Tủ hồ sơ là thứ không thể thiếu trong bất kỳ văn phòng nào. Đây là nơi dùng để chứa tài liệu và những vật dụng cần thiết của những người làm việc tại văn phòng. Một văn phòng đẹp thì không thể bỏ qua việc thiết kế tủ đựng hồ sơ mang tính thẩm mỹ tương xứng.
Tại sao nên chọn thiết kế tủ đựng hồ sơ riêng cho từng văn phòng?
Mỗi văn phòng nên chọn một mẫu thiết kế tủ đựng hồ sơ phù hợp vừa mang tính thẩm mỹ vừa để đáp ứng đúng và đủ nhu cầu sử dụng của người dùng. Thiết kế tủ đựng hồ sơ riêng cho từng không gian văn phòng là cách mà nhiều doanh nghiệp hiện nay ưu tiên lựa chọn. Đặc biệt là với những văn phòng yêu cầu khả năng chứa đựng lớn và những văn phòng đặc thù như phòng giám đốc.
Để việc sắp xếp các hồ sơ, dữ liệu được đảm bảo an toàn thì dựa vào đặc thù lĩnh vực hoạt động, bạn nên lựa chọn những mẫu tủ hồ sơ đựng tài liệu, hồ sơ hợp lý. Mỗi doanh nghiệp hoạt động ở một lĩnh vực riêng, các kiểu tài liệu cần lưu trữ cũng có tính chất không giống nhau thế nên với một mẫu tủ hồ sơ thông thường đôi khi sẽ không đáp ứng được nhu cầu sử dụng. Lúc này thiết kế tủ đựng hồ sơ theo yêu cầu riêng sẽ là một lựa chọn thích hợp nhất dành cho bạn.
![Mỗi văn phòng khác nhau thì nên chọn loại tủ hồ sơ có mẫu mã phù hợp]( "Mỗi văn phòng khác nhau thì nên chọn loại tủ hồ sơ có mẫu mã phù hợp")
Mỗi văn phòng khác nhau thì nên chọn loại tủ hồ sơ có mẫu mã phù hợp
Cách thiết kế tủ đựng hồ sơ cho từng loại văn phòng
Như đã nói ở trên, mỗi văn phòng và doanh nghiệp có tính chất công việc không giống nhau thế nên nội thất văn phòng, trong đó có tủ hồ sơ cũng nên chọn những mẫu mã khác nhau phù hợp với văn phòng đó. Việc chọn thiết kế tủ đựng hồ sơ riêng cho từng văn phòng sẽ có lợi hơn rất nhiều so với việc chọn những mẫu sẵn có. Thiết kế riêng sẽ đáp ứng được nhu cầu sử dụng tối đa của người dùng. Đặc biệt là đảm bảo tính phù hợp, sắp xếp hợp lý với từng kiểu văn phòng, từng tính chất công việc.
- Với văn phòng nhân viên:
Với những văn phòng nhân viên thông thường thì có thể chọn các mẫu tủ hồ sơ phổ biến trên thị trường hiện nay, miễn sao đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng, mẫu mã kiểu dáng phù hợp, hài hòa với nội thất nói chung của văn phòng. Còn với những văn phòng lớn, yêu cầu khả năng chứa đựng hồ sơ, tài liệu với khối lượng lớn thì bạn có thể chọn các mẫu tủ ghép có kích thước lớn để đảm bảo đáp ứng khả năng chứa đựng tài liệu của văn phòng.
Còn với những văn phòng chuyên lưu trữ khối lượng tài liệu lớn như: văn phòng thống kê, thư viện, nhà sách thì bạn có thể đặt thiết kế tủ đựng hồ sơ theo yêu cầu. Thông thường với những không gian này thường dùng tủ ghép hoặc các mẫu tủ di động bằng sắt có khả năng chứa đựng lớn, bền, tuổi thọ cao, chống cháy tốt, đảm bảo an toàn cho tài liệu.
![Mỗi văn phòng khác nhau thì nên chọn loại tủ hồ sơ có mẫu mã phù hợp]( "Mỗi văn phòng khác nhau thì nên chọn loại tủ hồ sơ có mẫu mã phù hợp")
Mẫu tủ hồ sơ cho văn phòng của nhân viên
- Với văn phòng giám đốc:
Đa số các văn phòng giám đốc đều chọn các mẫu tủ hồ sơ đồng bộ với bàn làm việc để tạo sự hài hòa cho nội thất văn phòng. Tủ hồ sơ phòng giám đốc thông thường là tủ ghép hoặc các mẫu tủ hồ sơ có kích thước lớn, chiều rộng từ 1m8 trở lên. Đôi khi, để tạo sự khác biệt, bạn có thể đặt thiết kế mẫu tủ đựng hồ sơ với kiểu dáng, mẫu mã độc đáo, theo yêu cầu và sở thích của người dùng.
Mục đích của việc thiết kế tủ đựng hồ sơ là đảm bảo tốt nhất khả năng sử dụng theo yêu cầu của mỗi khách hàng. Đồng thời tạo ra những sản phẩm mang đặc trưng riêng, tạo sự nổi bật mang dấu ấn cá nhân của người sở hữu.
![Mẫu tủ hồ sơ cho văn phòng làm việc của giám đốc]( "Mẫu tủ hồ sơ cho văn phòng làm việc của giám đốc")
Mẫu tủ hồ sơ cho văn phòng làm việc của giám đốc
Cách lưu trữ hồ sơ khoa học và hợp lý trong tủ hồ sơ
Tủ hồ sơ được thiết kế đẹp và tiện dụng đến đâu nếu không biết cách sử dụng, sắp xếp tài liệu thì cũng khiến cho công việc của bạn gặp phiền toái, đặc biệt là với những chiếc tủ lớn. Dưới đây là một số cách quản lý, bài trí và lưu trữ tài liệu văn phòng đơn giản, khoa học và hiệu quả:
- Hồ sơ, tài liệu văn phòng không nên lưu trữ trong những túi nhỏ, nên sử dụng kẹp file. Nên chọn những mẫu tủ thiết kế nhiều khoang, ngăn để dễ dàng phân loại, chia tích hồ sơ trong quá trình lưu trữ.
- Nên dùng những tủ tài liệu dáng đứng có số lượng ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích cỡ thích hợp đối với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm). Với thiết kế như vậy việc lưu trữ hồ sơ theo phân loại sẽ đơn giản hơn. Nếu văn phòng làm việc có diện tích khiêm tốn thì bạn có thể sử dụng hồ sơ treo trên tường, loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ, có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.
- Bạn có thể sử dụng những mẩu giấy ghi chú, để ghi nội dung của từng loại hồ sơ đặt dán phân biệt thành từng kệ riêng biệt. Phân loại hồ sơ theo từng chủ đề (báo cáo, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…); hoặc phân loại theo hồ sơ của từng thời gian (quý I, quý II, quý III, quý IV) hay phân loại hồ sơ theo từng nhóm và chia thành các năm. Những hồ sơ cần sử dụng thường xuyên thì để ở những ngăn tủ không cánh hoặc cánh cửa kính để tiện lấy và dễ dàng nhìn thấy. Những hồ sơ quan trọng thì cần để ở những ngăn tủ có khóa đàng hoàng để đảm bảo tính an toàn của bộ tài liệu.
